O SECRETARIO DE ECONOMIA E FINANÇAS, de acordo com os artigos 92 e 94 das "Instruções Gerais para Correspondência, Publicações e Atos Normativos no Ministério do Exército " IG 10-42, aprovadas pela Portaria Ministerial Nr 433, de 24 de agosto de 1994.

Art. 1° Aprovar as "Normas para Arquivamento e Destruição de documentos Contábeis e Financeiros", que com esta baixa.

Art. 2° Revogar a Portaria N° 013-SEF , de 16 setembro de 1983.

Art. 3° Determinar que a presente Portaria entre em vigor na data de sua publicação.

NORMAS PARA ARQUIVAMENTO E DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTABEIS FINANCEIROS.

Art. 1º - As presentes Normas tem como finalidade regular, no âmbito do Ministério do Exército e de suas entidades vinculadas, o prazo durante o qual deverão permanecer arquivados os documentos contábeis e financeiros das Unidades Gestoras (UG), bem como orientar a sua destruição.

Art. 2º - A documentação contábil e financeira correspondente à prestação de contas mensal e a relativa a licitações e contratos, bem como a apresentada pelos fornecedores para cadastro e habilitação no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF}, deverá permanecer arquivada na UG por um prazo não inferior a 05 (cinco) anos, a contar da data do julgamento "Regular" e "Regular com Ressalva" da respectiva Tomada de Contas Anual (TCA) pelo Tribunal de Contas da União (TCU}, com a quitação dos responsáveis.

§ 1º - À documentação relativa as contas julga das "Irregulares" pelo TCU permanecerá na UG, aguardando orientação da Diretoria de Auditoria (D Aud) de como proceder para o seu arquivamento.

§ 2° - No caso de ocorrer revisão de TCA, o prazo fixado neste artigo será contado da data da publicação, no Diário Oficial da União (DOU), da quitação correspondente.

Art. 3º - Deverá permanecer arquivada na Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx) e nas UG, a documentação citada no artigo anterior, cuja TCA não tenha ainda sido julgada pelo TCU, não importando o exercício financeiro a que se refira.

Art. 4º - As ICFEx ficam autorizadas a destruir a documentação a que se refere o Art. 2° destas Normas, tão logo a respectiva TCA seja julgada "Regular" ou "Regular com Ressalva" pelo TCU.

Parágrafo único - A documentação relativa às contas julgadas irregulares pelo TCU permanecerá na ICFEx, aguardando orientações da D Aud sobre os procedimentos para o seu arquivamento.

Art. 5° - As UG ficam autorizadas a destruir a documentação que se refere o Art 2° destas Normas observado o prescrito no Art 6°, após cumpridos os prazos e as condições estabelecidas nestas Normas, a menos que recebam, em tempo hábil, determinação em contrário.

Art. 6° - A documentação correspondente a comprovantes de recolhimento de encargos sociais (INSS, FGTS, etc.) não poderá ser destruída, devendo ser arquivada em pastas próprias, com vistas a garantir a necessária comprovação futura dos recolhimentos efetuados, e resguardar os interesses dos respectivos contribuintes e do Ministério do Exército (MEx).

Art 7° - A D Aud deverá manter em seus arquivos as vias das TCA recebidas por um prazo não inferior a 05(cinco) anos, contado da data em que a TCA for julgada pelo TCU.

Art. 8° - A destruição da documentação poderá ser feita por qualquer processo (picotagem, trituração, incineração, etc.), devendo tal fato ser publicado em Boletim Interno (BI) da ICFEx/D Aud/UG, conforme o caso.

Art. 9° - A D Aud, ao tomar conhecimento da aprovação de TCA pelo TCU, deverá informar diretamente à UG interessada, bem como à respectiva ICFEx de vinculação.

Parágrafo único - Nos casos em que houver recomendações ou determinações do TCU para as UG, a D Aud remeterá para a ICFEx e UG cópia do expediente daquela Egrégia Corte de Contas.

Art. 10 - Em caso de dúvida sobre a data a partir da qual poderá destruir a documentação a que refere as presentes Normas, a UG deverá consultar à sua ICFEx de vinculação, e esta, se for o caso, consultará a D Aud.

Art. 11 - As entidades vinculadas ao Ministério do Exército (Indústria de Material Bélico do Brasil - IMBEL, Fundação Habitacional do Exército - FHE, Fundação Osório - FO e Fundo do Exército - FEx) obedecerão as presentes Normas, no que couber, e em conformidade com a legislação própria de cada uma dessas entidades.

Art. 12 - Os casos omissos nas presentes Normas serão solucionados Dei.