Aprova as Normas para a Realização de Tomada de Contas Especial.

O SECRETÁRIO DE ECONOMIA E FINANÇAS, de acordo com o que prescreve o art. 117 das Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Normativos no Âmbito do Exército (IG 10-42), aprovadas pela Portaria nº 041, de 18 de fevereiro de 2002, do Comandante do Exército, e alínea i do inciso IX da Portaria nº 441, de 06 de setembro de 2001, do Comandante do Exército, e tendo em vista o disposto na Instrução Normativa nº 13-TCU, de 04 de dezembro de1996, com a nova redação dada pela Instrução Normativa nº 35-TCU, de 23 de agosto de 2000, e alterada pela Instrução Normativa nº 38-TCU, de 13 de dezembro de 2000, resolve:

Art. 1º Aprovar as Normas para a Realização de Tomada de Contas Especial, que com esta baixa.

Art. 2º Determinar que esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Revogar a Portaria nº 001-SEF, de 31 de janeiro de 1995.

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º As presentes Normas têm por finalidade orientar a elaboração de Tomada de Contas Especial (TCE) no âmbito do Exército Brasileiro.

CAPÍTULO II

DAS REFERÊNCIAS

Art. 2º Estas Normas obedecem às prescrições contidas na Instrução Normativa nº 13-TCU de 04 de dezembro de 1996, com a nova redação dada pela Instrução Normativa nº 35-TCU, de 23 de agosto de 2000, e alterada pela Instrução Normativa nº 38-TCU, de 13 de dezembro de 2000, e nas Normas para Apuração de Irregularidades Administrativas no Âmbito do Exército, em vigor.

CAPÍTULO III

DA DEFINIÇÃO

Art. 3º TCE é um processo devidamente formalizado, dotado de rito próprio, que objetiva apurar a responsabilidade daquele que der causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao Erário, devendo ser instaurada somente após esgotadas as providências administrativas internas com vistas à recomposição do Tesouro Nacional.

CAPÍTULO IV

DA RESPONSABILIDADE

Art. 4º Diante da omissão no dever de prestar contas, da não comprovação da aplicação dos recursos repassados pela União, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, da ocorrência de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores públicos, ou, ainda, da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano aos cofres públicos, a autoridade administrativa competente, sob pena de responsabilidade solidária, deverá adotar providências com vistas à apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e ao imediato ressarcimento ao Erário.

§1º A não adoção das providências referidas no caput deste artigo, no prazo máximo de cento e oitenta dias, caracterizará grave infração à norma legal, sujeitando a autoridade administrativa competente à imputação das sanções cabíveis, sem prejuízo da responsabilização solidária.

§2º Esgotadas as medidas cabíveis no âmbito administrativo interno, a autoridade administrativa competente deverá providenciar a instauração da TCE.

Art. 5º Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de omissão no dever de instaurar a TCE ou, ainda, de qualquer irregularidade ou ilegalidade, adotarão as medidas necessárias para assegurar o exato cumprimento da lei, sob pena de responsabilidade solidária.

TÍTULO II

DA EXECUÇÃO

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao Secretário de Economia e Finanças:

I - determinar a instauração da TCE e designar a equipe encarregada.

II - apreciar as TCE que lhe forem apresentadas pelo Diretor de Auditoria e exarar o seu competente parecer.

III - autorizar a prorrogação do prazo para realização da TCE.

IV - realizar o despacho com o Comandante do Exército.

Art. 7º Compete ao Diretor de Auditoria:

I - solicitar ao Secretário de Economia e Finanças a instauração de TCE, de acordo com as disposições contidas no art. 4º;

II - indicar integrantes do efetivo da ICFEx e, excepcionalmente, da Diretoria de Auditoria (D Aud) para compor a equipe encarregada da TCE, quando solicitado pelo Secretário de Economia e Finanças;

III - determinar a elaboração de notas para publicação em Boletim Interno (BI) da SEF, relativas à instauração ou prorrogação de prazo para a realização da TCE;

IV - providenciar a informação quanto à instauração da TCE, ao escalão superior da Organização Militar (OM) onde se realizará a TCE, bem como quando da remessa da mesma ao TCU;

V - apoiar, quando solicitado, as Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx) nos trabalhos de TCE;

VI - supervisionar os trabalhos da equipe encarregada da TCE, quando esta for da D Aud, efetuando seu acompanhamento junto ao Chefe da ICFEx, nos demais casos;

VII- solicitar ao Secretário de Economia e Finanças a prorrogação do prazo para a realização da TCE;

VIII - determinar o exame da TCE que lhe for apresentada e a conseqüente elaboração do Relatório e Certificado de Auditoria;

IX - exarar o seu despacho e submeter a TCE à apreciação do Secretário de Economia e Finanças;

X - expedir as notificações, conforme modelos próprios da D Aud, aos responsáveis identificados na TCE;

XI - encaminhar o Relatório e Certificado de Auditoria, despacho do Diretor de Auditoria, despacho e solução do Secretário de Economia e Finanças e pronunciamento do Comandante do Exército à Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa para apreciação e pronunciamento do Ministro da Defesa;

XII - informar à ICFEx a solução do Secretário de Economia e Finanças relativa à TCE para os devidos registros e providências cabíveis;

XIII - determinar a elaboração da nota para publicação em BI da SEF com a solução da TCE;

XIV - remeter a TCE ao TCU e acompanhar o andamento do processo;

XV - determinar o arquivamento na D Aud da 2^a via da TCE concluída; e

XVI - determinar a inclusão do nome do responsável no Cadastro Informativo dos Débitos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (CADIN), na forma da legislação em vigor, quando comunicado pelo TCU, após o julgamento da TCE.

Art. 8º Compete ao Chefe de ICFEx:

I - solicitar ao Secretário de Economia e Finanças, por intermédio da D Aud, a instauração de TCE, de acordo com as disposições contidas no art. 4º;

II - propor os integrantes do efetivo da sua ICFEx para compor a equipe encarregada da TCE, quando solicitado;

III - informar a abertura da TCE ao Comandante, Chefe ou Diretor da OM interessada;

IV - adotar as providências que lhe forem solicitadas pelo Chefe da equipe encarregada da TCE;

V - informar ao Comandante, Chefe ou Diretor da Unidade a data/hora em que se dará início aos trabalhos da TCE na OM;

VI - supervisionar os trabalhos da equipe encarregada da TCE na área de sua ICFEx;

VII - exarar o seu despacho no corpo da TCE que lhe for apresentada, encaminhar as 1^a e 2^a vias à D Aud para apreciação e determinar o arquivamento da 3^a via na ICFEx;

VIII - fazer publicar em BI a instauração, conclusão e remessa da TCE à D Aud; e.

IX - realizar os registros contábeis e demais providências determinadas pela D Aud e SEF, em decorrência da solução da TCE.

Art. 9º Compete ao Chefe de equipe encarregada da TCE:

I - apresentar-se ao Comandante da Guarnição, sede da OM em que será realizada a TCE, antes de dar início aos trabalhos;

II - distribuir as tarefas, orientar a condução dos trabalhos, realizar as ligações com todos os Órgãos, direta ou indiretamente envolvidos, e adotar outras providências necessárias;

III – solicitar à D Aud, por intermédio da ICFEx, a prorrogação do prazo para a realização da TCE;

IV - organizar o processo de TCE de acordo com estas Normas; e

V - apresentar a TCE ao Chefe da ICFEx ou ao Diretor de Auditoria, quando a equipe for da D Aud, para as providências cabíveis.

CAPÍTULO II

DA EQUIPE ENCARREGADA DA TCE

Art. 10. A TCE será realizada por uma equipe contendo, no mínimo, 02 (dois) oficiais ou auditores, designados pelo Secretário de Economia e Finanças no ato de sua instauração, sendo que ao menos um membro da equipe deverá possuir registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

§1º A equipe poderá conter efetivo da SEF, D Aud, ICFEx ou outra OM, a critério do Secretário de Economia e Finanças.

§2º Quando solicitado pela SEF, a D Aud e/ou a ICFEx indicarão os auditores e oficiais de seus efetivos que integrarão a equipe encarregada da TCE.

§3º Nos trabalhos que envolverem áreas que exijam conhecimentos específicos, a SEF poderá adotar providências para designação de profissional qualificado objetivando a realização de perícia técnica na área em questão.

§4º A equipe encarregada da TCE ficará vinculada tecnicamente à D Aud ou à ICFEx, responsáveis.

§5º Os documentos contábeis da TCE deverão ser assinados por integrante da equipe que possua registro no CRC.

CAPÍTULO III

DA COMPOSIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO

Art. 11. Integram o processo de TCE:

I - índice contendo a descrição dos principais documentos;

II - Relatório de Tomada de Contas Especial (Anexo "A"), indicando:

a) as Normas utilizadas como fundamentação legal das atividades desenvolvidas;

b) a análise dos documentos e as providências adotadas pela autoridade competente para a apuração do dano ao Erário, de acordo com as Normas para Apuração de Irregularidades Administrativas no Âmbito do Exército, em vigor;

c) as medidas acauteladoras e saneadoras que visem evitar a reincidência das irregularidades, decorrentes de falhas na interpretação de normas e procedimentos regulamentares; e

d) a conclusão de forma clara e objetiva, com quantificação do prejuízo e qualificação dos responsáveis.

III - Ficha de Qualificação do Responsável (Anexo "B"), indicando:

a) nome;

b) número do CPF;

c) endereço residencial, profissional e número de telefone; e

d) cargo, função e matrícula, se servidor público.

IV - Demonstrativo Financeiro do Débito (Anexo "C"), indicando:

a) valor original;

b) origem e data da ocorrência;

c) parcelas recolhidas e respectivas datas de recolhimento, se for o caso; e

d) desdobramento do débito em principal, variação monetária e juros.

V - cópia da folha do BI da SEF que determinou a instauração e, se for o caso, a prorrogação da TCE;

VI - cópia da folha do BI da ICFEx ou da D Aud que transcreveu a designação da equipe encarregada da TCE;

VII - cópia do Relatório e da Solução da Sindicância ou de Inquérito, se for o caso;

VIII - termo formalizador da avença – contrato ou convênio – quando for o caso;

IX - cópias das fichas financeiras e/ou outros comprovantes de recolhimento quando houver ressarcimento parcial dos valores devidos;

X - decisões da Justiça que venham a auxiliar a análise e/ou conclusão de TCE, se for o caso;

XI - outros documentos ou informações que permitiram ou auxiliaram na qualificação e quantificação do dano ao Erário;

XII - despacho do Chefe da ICFEx, sendo dispensável quando a supervisão da TCE for da D Aud;

XIII - Certificado de Auditoria emitido pela D Aud, acompanhado do respectivo relatório que trará manifestação acerca dos seguintes quesitos:

a) adequada apuração dos fatos, indicando inclusive as normas ou regulamentos eventualmente infringidos;

b) correta identificação do responsável;

c) precisa quantificação do dano e das parcelas eventualmente recolhidas; e

d) informação quanto à inclusão ou não do nome do responsável no CADIN.

XIV - despacho do Diretor de Auditoria;

XV - despacho e parecer do Secretário de Economia e Finanças;

XVI - pronunciamento do Comandante do Exército;

XVII - cópia das notificações expedidas, contendo o ciente ou outra forma que assegure a certeza da ciência do interessado, conforme legislação vigente; e

XVIII - pronunciamento do Ministro da Defesa, na forma da legislação vigente.

Parágrafo único. Quando se tratar de recursos relativos a convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, o Certificado e o Relatório de Auditoria devem conter manifestação sobre observância das normas legais e regulamentares pertinentes, por parte do concedente, com relação à celebração do termo, avaliação do plano de trabalho, fiscalização do cumprimento do objeto e instauração tempestiva da TCE e demais documentos constantes da solicitação de recursos.

Art. 12. O processo de TCE será elaborado em 03 (três) vias, com as seguintes destinações:

I - 1ª via - Tribunal de Contas da União (TCU);

II - 2ª via - Diretoria de Auditoria (D Aud); e

III - 3ª via - Arquivo na ICFEx.

Parágrafo único. Todas as folhas da TCE serão numeradas e rubricadas.

CAPÍTULO IV

DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SIMPLIFICADA

Art. 13. A TCE será elaborada de forma simplificada, por meio de Demonstrativo de TCE Simplificada (Anexo "D") e anexada ao processo da respectiva Tomada ou Prestação de Contas Anual para julgamento em conjunto pelo TCU, quando:

I - o dano, atualizado monetariamente e acrescido dos encargos legais, for inferior à quantia fixada anualmente pelo TCU, mediante Decisão Normativa; e

II - antes do encaminhamento da TCE ao TCU, ocorrer:

a) apresentação e aprovação da prestação de contas dos recursos financeiros repassados, mesmo que intempestivamente; e

b) recolhimento do débito imputado, inclusive gravames legais, desde que fique comprovada boa fé do gestor e inexistência de outras irregularidades.

§ 1º O demonstrativo referido no caput deste artigo será elaborado pela equipe encarregada da TCE e conterá as seguintes informações:

a) nome e número do CPF do responsável;

b) cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público;

c) endereço residencial, profissional e número de telefone do responsável;

d) valor original do dano e, se for o caso, das parcelas recolhidas;

e) origem e data das ocorrências; e

f) inclusão ou não do nome do responsável no CADIN.

Art 14. Além do demonstrativo constante do caput do art. 13, deverão ser anexadas à TCE Simplificada as seguintes peças:

I - Relatório de TCE Simplificada (Anexo "E"); e

II - os documentos constantes do inciso I, V a XII, e XVII, do art. 11 destas Normas.

Parágrafo único. Com relação à documentação, a ICFEx deverá dar a seguinte destinação:

a) anexar às 1ª e 2ª vias do processo de TCA, o Demonstrativo de TCE Simplificada, sendo que a via original deverá ser encaminhada ao TCU;

b) encaminhar à D Aud uma via do Demonstrativo de TCE Simplificada, além dos documentos constantes dos incisos I e II, deste artigo, assim que a mesma for concluída, em conformidade com o art. 16 destas Normas, para análise e notificação do responsável pelo dano ao Erário; e

c) arquivar na ICFEx uma via do Demonstrativo de TCE Simplificada, além dos documentos constantes dos incisos I e II, deste artigo.

Art. 15. Aplica-se à TCE Simplificada os demais procedimentos destas Normas, excetuados os incisos II a IV, XIII a XVI, XVIII e parágrafo único do art. 11 e art. 12.

CAPÍTULO V

DO PRAZO PARA REALIZAÇÃO

Art 16. O prazo para a realização da TCE será de 40 (quarenta) dias, contados da data de sua instauração.

§1º - o Secretário de Economia e Finanças poderá autorizar a prorrogação desse prazo por, no máximo, 40 (quarenta) dias, mediante solicitação justificada do Chefe da ICFEx ou do Diretor de Auditoria, quando a equipe for da D Aud;

§2º - em caráter excepcional, poderá ser concedida uma segunda prorrogação, de até 40 (quarenta) dias, a critério do Secretário de Economia e Finanças, desde que cumpridas as exigências do parágrafo anterior.

CAPÍTULO VI

DO PRAZO PARA APRECIAÇÃO E EXAME

Art. 17. O prazo para apreciação e exame na D Aud, não deve, em princípio, exceder a 40 (quarenta) dias, contados a partir da data de entrada da TCE na Diretoria.

Parágrafo único. Não há prazos para os despachos do Diretor de Auditoria e do Secretário de Economia e Finanças, devendo contudo ser observada a necessidade de rapidez na tramitação do processo.

TÍTULO III

DAS PRESCRIÇÕES DIVERSAS

Art. 18. Nos casos de afastamento súbito do Ordenador de Despesas (OD), o substituto legal assumirá a função mediante prestação de contas realizada com os agentes co-responsáveis da administração anterior.

Parágrafo único. São considerados casos de afastamento súbito:

I - acidente ou doença;

II - suspensão das funções;

III - deserção;

IV - morte ou extravio;

V - desligamento que não ocorra por movimentação normal; e

VI - seqüestro.

Art. 19. Os recursos necessários para a realização das TCE serão disponibilizados pela SEF, mediante solicitação do Chefe da ICFEx ou do Diretor de Auditoria.

Art. 20. Quando da elaboração da TCA, o auditor da ICFEx deverá incluir no Relatório de Auditoria a informação sobre a realização da TCE, além de avaliar os seus efeitos na emissão deste Relatório e do Certificado de Auditoria.

Art. 21. Nas decisões relativas à TCE, proferidas pelo TCU, que envolvam ressarcimentos de valores, a D Aud deverá tomar as seguintes providências:

I - calcular os juros e a variação monetária a serem acrescidos ao valor original dos débitos;

II - notificar os responsáveis sobre a decisão, mediante remessa de cópia do expediente daquele Tribunal;

III - remeter ao TCU as cópias desses expedientes, com o ciente dos responsáveis;

IV - acompanhar, conjuntamente com as ICFEx, o ressarcimento dos débitos e, se for o caso, dar conhecimento ao TCU.

Art. 22. A TCE deverá permanecer arquivada na ICFEx pelo prazo de 5 (cinco) anos, após a data de seu julgamento pelo TCU, em condições de atender qualquer questionamento do controle interno ou externo.

Art 23. Os casos omissos nestas Normas serão solucionados pelo Secretário de Economia e Finanças.

UNIDADE GESTORA:

SIGLA:

CÓDIGO DE UG:

ENDEREÇO: (completo)

PERÍODO DE REALIZAÇÃO:

PERÍODO ABRANGIDO PELA TCE:

EQUIPE ENCARREGADA:

Em observância à designação contida no Boletim Reservado nº ........, de ............, da Secretaria de Economia e Finanças do Exército, foi realizada esta Tomada de Contas Especial (TCE) na ..... (nome da UG) , com o objetivo de apurar (resumo do objeto da TCE).

Informar as providências adotadas pela autoridade competente para a apuração do dano ao Erário, conforme o previsto nas Normas para Apuração de Irregularidades Administrativas no Âmbito do Exército;

4. RECOMENDAÇÕES (se for o caso)

5.1. Considerando o exposto nos itens anteriores e com base na documentação constante do processo, concluímos que...

(*) Valor corrigido até ____/____/______

- Nome completo;

- Responsabilidade pode ser individual ou solidária.

UNIDADE GESTORA:

SIGLA:

CÓDIGO:

ENDEREÇO: (completo)

PERÍODO DE REALIZAÇÃO:

PERÍODO ABRANGIDO PELA TCE:

EQUIPE ENCARREGADA DA TCE:

DOCUMENTO DE INSTAURAÇÃO: (informar BI da SEF que determinou a instauração da TCE)

1.1. NOME:

1.2. CPF:

1.3. CARGO/FUNÇÃO: (se servidor público, ou posto/graduação, se militar)

1.4. ENDEREÇO RESIDENCIAL: TEL.:

1.5. ENDEREÇO PROFISSIONAL: TEL.:

1.6. TIPO DE RESPONSABILIDADE:

3.1.(Documento, data, ocorrência, análise executada e conclusão);

(Relatório e Solução de IPM - fls. __ a __ da TCE, datados, respectivamente, de 12 Mai 01, e 22 Mai 01, tratam de desvios de valores do setor de pagamento de pessoal, onde podemos identificar, pelos depoimentos prestados pelos ..., a autoria dos atos praticado pelos agentes ...

Nas Fichas Financeiras relativas a 05 (cinco) militares inativos - fls. __ a __ da TCE, correspondentes aos períodos de 02 Mai 00 a 02 Nov 00, apuramos os valores ..., sendo estes informados no item 2. deste demonstrativo.

Pelas Fichas Financeiras dos responsáveis - fls. __ a __ da TCE, referentes ao período de 02 Fev 01 a 02 Mai 01, comprovamos o ressarcimento parcial da dívida, conforme os descontos efetuados nos contracheques dos envolvidos.

Diante da análise realizada, concluímos que (fulano e beltrano), conforme qualificados no item 1. deste demonstrativo, agiram com má fé para desviar recursos para suas contas-corrente e, em conseqüência, deve ser imputada a responsabilidade pecuniária, conforme o item nº 2, acima.)

3.2 Toda a documentação comprobatória relativa a esta TCE simplificada está arquivada na ____ª ICFEx, à disposição do Controle Interno e Externo, pelo prazo previsto no Art. ___ da Port. nº _____ de ______ de ______.

Local, ______ de _______ de _______

SIGLA:

CÓDIGO:

ENDEREÇO: (completo)

PERÍODO DE REALIZAÇÃO:

PERÍODO ABRANGIDO PELA TCE:

EQUIPE ENCARREGADA DA TCE:

Em observância à designação contida no Boletim Reservado nº ........, de ............, da Secretaria de Economia e Finanças do Exército, foi realizada esta Tomada de Contas Especial (TCE) na ..... (nome da UG) , com o objetivo de apurar (resumo do objeto da TCE).

3. ANÁLISE (Descrição sucinta das informações levantadas durante a análise da documentação, demonstrando, de maneira objetiva, os fatos que levaram a equipe de TCE às suas conclusões).

Considerando o exposto nos itens anteriores e com base na documentação constante do processo, concluímos que ....

Local e data